Biroul Secretariat și Arhivă

Art.14. Biroul Secretariat și Arhivă are următoarele:

Organizează agenda zilnică şi săptămânală a primarului/ viceprimarilor, preluarea apelurilor telefonice, sortarea înregistrarea, datarea şi distribuirea faxurilor primite.
Întocmește referat cu privire la necesarul de consumabile și rechizite pentru cabinetul demnitarului;
Ţine evidenţa delegaţiilor şi deplasărilor .
Asigură circulaţia mapelor de la Primar la direcţiile şi compartimentele din Primăria Municipiului Giurgiu precum şi la serviciile publice subordonate Consiliului Local.
Asigură permanenţa la cabinetul primarului.
Aduce la cunoştinţa primarului, viceprimarilor sau directorilor executivi de resort orice situaţie de urgenţă şi acţionează în funcţie de măsurile dispuse de aceştia.

Iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a Nomenclatorului dosarelor din cadrul primăriei;
Asigură legătura cu Arhivele Naţionale în vederea verificării şi confirmării Nomenclatorului;
Urmăreşte modul de aplicare al Nomenclatorului la constituirea dosarelor.
Verifică şi preia de la compartimente, pr bază de inventare, dosarele constituite;
Întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă, aflate în depozit.
Asigură evidenţa tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă.
Cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi în conformitate cu legile în vigoare.
Pune la dispoziţie pe bază de semnătură şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire acestea vor fi reintegrate în fond
Organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.
Menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă;
Informează conducerea primăriei şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei.
Pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control.